Giao tiếp theo đối tượng và email đúng mực

1. Cùng một việc, đổi người nghe thì đổi cách nói. Nói với bạn thân, thầy cô, quản lý ca hay khách hàng cần khác nhau về xưng hô, từ ngữ và độ dài. Ví dụ muốn xin nghỉ: với bạn thì "Mai tớ nghỉ nhé"; với quản lý thì "Dạ anh ơi, em xin phép nghỉ ca tối thứ Sáu vì trùng lịch thi, em đã nhờ bạn Minh làm thay ạ."

2. Xưng hô và mức trang trọng. Với thầy cô, người lớn tuổi, cấp trên: xưng "em", gọi "thầy/cô/anh/chị", có "dạ", "ạ"; không viết tắt, không dùng tiếng lóng hay biểu tượng cảm xúc tùy tiện. Với khách hàng: lịch sự, rõ ràng, không tranh cãi. Khi chưa chắc, chọn cách trang trọng hơn một bậc.

3. Chọn kênh và thời điểm. Việc quan trọng, cần lưu lại (xin nộp muộn, hỏi thực tập, gửi hồ sơ) nên dùng email hoặc kênh chính thức của trường, công ty. Tin nhắn cá nhân phù hợp với việc ngắn, gấp và khi người kia đã đồng ý dùng kênh đó. Tránh nhắn việc sau 21–22 giờ và vào sáng sớm; tránh nhắn khi đang nóng giận.

4. Email 5 phần.

• Tiêu đề: nói rõ việc, ví dụ "Xin gia hạn nộp tiểu luận môn Kinh tế vi mô – Nguyễn Văn An – K66".
• Lời chào: "Kính gửi cô Lan," hoặc "Em chào anh Tuấn,".
• Giới thiệu: 1 câu mình là ai (lớp, mã sinh viên hoặc vị trí ứng tuyển).
• Mục đích: nói rõ việc cần ngay trong 2 câu đầu, kèm đề xuất cụ thể.
• Cảm ơn và ký tên: cảm ơn, họ tên, số điện thoại.

5. Trả lời email và theo dõi. Trả lời email công việc trong vòng 24 giờ, kể cả chỉ để báo "em đã nhận, em sẽ gửi trước thứ Sáu". Nếu 3–5 ngày chưa được trả lời, gửi một email nhắc lịch sự.

6. Khi khách hàng phàn nàn. Lắng nghe hết, không cắt lời; xin lỗi về trải nghiệm của khách; nhắc lại yêu cầu để chắc mình hiểu đúng; xử lý nhanh hoặc báo người phụ trách; cảm ơn khách đã góp ý. Không cãi đúng sai với khách trước mặt người khác.