Tác phong chuyên nghiệp: nhận việc, kế hoạch, báo cáo

1. Tác phong là niềm tin người khác đặt vào mình. Người ta giao việc quan trọng cho người đúng giờ, giữ lời và chủ động, trước cả người giỏi hơn nhưng thất thường.

• Đúng giờ: đến trước giờ hẹn 5 phút; trễ thì báo trước, không báo sau.
• Giữ lời: hứa ít, làm đủ; không chắc làm được thì đừng hứa.
• Chủ động: thấy việc cần làm thì đề xuất, gặp khó thì hỏi sớm, không chờ bị nhắc.

2. Nhận việc: hỏi đủ trước khi làm. Việc được giao thường mơ hồ hơn người giao nghĩ. Khi nhận việc, hỏi 5 điều: Mục đích (làm để làm gì, ai dùng)? Nội dung (cần những gì)? Định dạng (Excel hay Word, dài bao nhiêu)? Hạn (khi nào cần, có mốc giữa không)? Nguồn lực (dữ liệu ở đâu, hỏi ai)? Sau đó nhắn hoặc gửi email xác nhận lại ngắn gọn. Hỏi rõ trước khi làm rẻ hơn nhiều so với làm lại.

3. Gửi bản nháp sớm. Làm khoảng 20–30% thì gửi bản nháp hoặc khung để người giao xem hướng có đúng không. Sửa hướng lúc đầu mất 10 phút; sửa lúc cuối có thể mất 2 ngày.

4. Lập kế hoạch ngược. Bắt đầu từ hạn chót và đi ngược lại: trước hạn cần kiểm tra lại, trước đó cần hoàn thiện, trước đó cần bản nháp, trước đó cần thu thập tài liệu. Mỗi bước có một hạn nhỏ. Người ta thường đánh giá thấp thời gian cần thiết (Kahneman và Tversky gọi là "ngụy biện kế hoạch"), nên hãy chừa khoảng 20% thời gian dự phòng.

5. Báo cáo tiến độ. Không để người giao việc phải hỏi "xong chưa?". Báo cáo ngắn theo 3 ý: đã xong gì, đang làm gì, vướng gì và cần hỗ trợ gì. Với việc dài, thống nhất trước nhịp báo cáo (mỗi 2 ngày, mỗi tuần).

6. Báo sai sót: sớm và đủ 4 ý. Ai cũng có lúc sai. Sai sót báo sớm thường là sai nhỏ; giấu đi thì thành sai lớn và mất niềm tin. Khi báo, nói đủ 4 ý: chuyện gì đã xảy ra, ảnh hưởng thế nào, mình đã làm gì để khắc phục, đề xuất bước tiếp theo. Biết trước sẽ trễ hạn thì báo trước hạn, kèm phần đã xong và ngày hoàn thành mới.